Kartenzahlung wird in der Gastronomie von Gästen immer stärker eingefordert, aber ist sie auch gesetzlich verpflichtend? Wir klären auf und ordnen für Dich den aktuellen gesetzlichen Stand ein, klären die häufige Verwechslung mit Kassenpflichten auf und zeigen Dir, warum sich bargeldloses Bezahlen für Gastronomiebetriebe unabhängig von der Gesetzgebung lohnt.
Ist Kartenzahlung in der Gastronomie verpflichtend?
Kurz gesagt: Nein. Es besteht aktuell keine Gesetzgebung, die das Angebot von bargeldlosen Zahlungsmitteln in der Gastronomie in Deutschland vorschreibt. (Stand Juli 2026)
Perspektivisch soll die Akzeptanz von digitalen Zahlungsmitteln durch das schrittweise Angebot mindestens einer bargeldlosen Zahlungsmöglichkeit ergänzend zum Bargeld gefördert werden. Im Fokus steht dabei die Wahlfreiheit zwischen baren und unbaren Zahlungsmitteln. Dieser Ansatz ist jedoch allgemein formuliert und bezieht sich nicht konkret auf die Gastronomie.*
* vgl. Koalitionsvertrag CDU/CSU/SPD (2025), Abs. 2.1, Z. 1576 - 1584
Kassenpflichten vs. Kartenzahlungspflicht: Was viele Gastronomen verwechseln
An dieser Stelle entsteht oft Verwirrung: Wie unterscheidet sich eine etwaige Kartenzahlungspflicht von bereits geltenden Kassenpflichten?
In der Praxis haben beide Themen nicht direkt etwas miteinander zu tun. Während eine mögliche Kartenzahlungspflicht die anzubietenden Zahlungsmethoden vorschreiben würde, regeln Kassenpflichten die gesetzeskonforme Führung des Kassensystems.
Hier findest Du eine Übersicht über die wichtigsten Kassenpflichten:
Kassenmeldepflicht
Alle elektronischen Kassen, die ab 01.07.2025 angeschafft wurden, müssen innerhalb eines Monats nach Anschaffung beim Finanzamt gemeldet werden – das betrifft sowohl die Inbetriebnahme als auch die Außerbetriebnahme und ist sowohl für gekaufte als auch gemietete Kassensysteme gültig. Die Meldung erfolgt digital, der Prozess ist dabei je nach System unterschiedlich. Es müssen u. a. die Steuernummer, Seriennummer der Kasse sowie Art und Seriennummer der TSE gemeldet werden.
Mehr Infos und konkrete Anleitungen zur Kassenmeldung von Gastronovi und Amadeus findest Du auf unserer Seite "Zukunftssicher in 2025"
GoBD-Konformität
Alle Kassendaten müssen den "Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form", kurz GoBD, entsprechen. Dazu zählt, dass alle Umsätze lückenlos, chronologisch, einzeln und unveränderbar aufgezeichnet und im Falle einer Prüfung im vorgegebenen DSFinV-K-Format exportiert werden müssen. Ziel ist die Sicherstellung von Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit und Unveränderbarkeit der Kassendaten im Falle einer Betriebsprüfung oder Kassennachschau.
WICHTIG: Hier gilt eine revisionssichere Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren für alle Kassendaten und Z-Bons.
Verfahrensdokumentation
Zur Umsetzung der GoBD-Konformität muss für Dein Kassensystem eine finanzamtskonforme und rechtssichere Dokumentation geführt werden, eine sogenannte Verfahrensdokumentation. Dabei handelt es sich um die Verschriftlichung, wie die GoBD-Regeln im Betrieb in der Praxis umgesetzt werden, und dokumentiert, welches Kassensystem genutzt wird, wer die Kasse bedient und wie die Daten gesichert werden.
TSE (Technische Sicherheitseinrichtung)
Seit der Kassensicherungsverordnung muss jedes elektronische Kassensystem in Deutschland mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, ausgestattet sein. Die TSE sorgt dafür, dass alle Kassenvorgänge manipulationssicher protokolliert und gespeichert werden.
WICHTIG: TSE-Zertifikate sind gesetzlich nur eine gewisse Zeit gültig. Nach Ablauf darf die alte TSE nicht mehr verwendet werden und ein Austausch wird verpflichtend. Das heißt: Regelmäßig prüfen und bei Bedarf tauschen.
Du brauchst Unterstützung bei den Themen Verfahrensdokumentation & TSE? Wir bieten unseren Kunden Services in beiden Bereichen, damit sie entspannt finanzamtkonform und rechtssicher arbeiten können. Mehr Infos findest Du auf unserer Seite "Verfahrensdokumentation & TSE".
Belegausgabepflicht
Gastronomen sind dazu verpflichtet, ihren Gästen einen Beleg bereitzustellen. Das kann in Papierform oder digital per E-Mail oder QR-Code erfolgen. Der Beleg muss den vollständigen Betriebsnamen, Datum, Uhrzeit, Artikel, Preise, Steuersätze sowie die spezifischen Prüfwerte und Seriennummer der TSE enthalten. Der Gast ist jedoch nicht dazu verpflichtet, den Bon mitzunehmen.
E-Rechnungspflicht
Seit 01.01.2025 müssen Unternehmen, demnach auch Gastronomiebetriebe, Rechnungen als E-Rechnung (z.B. XRechnung / ZUGFeRD-Format) annehmen und verarbeiten können. PDF-Rechnungen alleine sind nicht mehr zulässig. Für den Versand eigener E-Rechnungen gelten je nach Unternehmensgröße noch Übergangsfristen bis 2027/2028.
Mobiles Payment in der Gastronomie: Keine Pflicht aber klare Tendenz
Zusammenfassend lässt sich zum Thema bargeldlose Bezahlung in der Gastronomie sagen, dass sich unabhängig vom (Nicht-)Bestehen gesetzlicher Vorgaben ein Blick auf die Zahlungsgewohnheiten der Gäste lohnt. Hier zeigt sich über die letzten Jahre eine starke Tendenz hin zu bargeldlosen Zahlungen, insbesondere bei jüngeren Zielgruppen.
Eine Übersicht über aktuelle Zahlen, Vorteile und Voraussetzungen von bargeldlosem Bezahlen in der Gastronomie findest Du in unserem Blog "Bargeldlose Bezahllösungen in der Gastronomie".
Hinweis: Dieser Blogbeitrag und die enthaltenen Inhalte und Angaben beziehen sich auf den Stand zu Juli 2026.