Auch 2026 bleiben offiziell knapp 19.000 Stellen im Gastgewerbe unbesetzt – inoffiziell sind es weit mehr.* Auf der anderen Seite steigen die Personalkosten kontinuierlich: Mit der Erhöhung des Mindestlohns im Januar 2026 ist es vielen Betrieben finanziell nicht mehr möglich, neues Personal einzustellen. Beides führt dazu, dass die bestehende Teams am Limit arbeiten. Damit sich nicht auch noch die verbleibenden Mitarbeiter aus der Gastronomie verabschieden, müssen Betriebe handeln:

1: Reduziere Laufwege mit mobilem Bonieren

Ein großer Teil der Arbeitszeit im Service liegt nicht in der Beratung der Gäste, sondern in Laufwegen: zum Gast zur Bestellaufnahme, zur Küche für Rückfragen, wieder zur Kasse zum Bonieren und anschließend nochmal zur Küche mit dem Bon. Diesen Prozess kannst Du digitalisieren, um die "ungenutzte Zeit" für Laufwege pro Bestellung so gering wie möglich zu halten. Mit mobilem Bonieren werden Bestellungen direkt am Tisch digital aufgenommen und gehen ohne Umwege sofort an Küche oder Bar für die Produktion. So gewinnt Dein Service an Zeit, was sich gerade bei hoher Auslastung oder großen Flächen wie Biergärten und Terrassen schnell bemerkbar macht: Auch ein kleines Team kann mehrere Tische gleichzeitig betreuen und sich dabei auf die Beratung fokussieren.

2: Optimiere den Bezahlprozess mit modernen Bezahllösungen

Auch der Bezahlvorgang kostet in vielen Betrieben nach wie vor mehr Zeit, als er müsste, und bindet Servicepersonal, das an anderer Stelle gebraucht wird. Moderne Bezahllösungen verkürzen diesen Ablauf: bargeldloses Bezahlen direkt am Tisch, das Aufteilen einer Rechnung per Knopfdruck oder das eigenständige Bezahlen per QR-Code ohne Wartezeit auf die Bedienung sind eine Auswahl der Lösungen, die hier Abhilfe schaffen. Dein Team gewinnt damit spürbar an Kapazität und Luft.

Mehr Infos zu bargeldlosen Bezahllösungen findest Du auch in unserem Beitrag "Bargeldlose Bezahllösungen in der Gastronomie: Lösungen, Vorteile & Voraussetzungen".

3: Setze Self-Service als vollumfängliche Entlastung ein

Wenn Du sowohl beim Bestellen als auch beim Bezahlen Entlastung suchst, dann sind Self-Service-Lösungen etwas für Dich: Diese umfassen alle Lösungen, die es Gästen ermöglichen, ohne Servicepersonal selbstständig zu bestellen und zu bezahlen – ob per Tablet, QR-Code oder an einer stationären Stele. Das kommt besonders für Betriebe in Frage, die einen hohen Tischumschlag und viel Laufkundschaft haben, beispielsweise in städtischen Hotspots oder großen Biergärten. Entscheidend ist dabei die Haltung dahinter: Self-Service ist kein Ersatz für Deine Mitarbeiter, sondern eine Unterstützung bei Routine-Aufgaben. Dein Team hat dadurch mehr Zeit für das, was sich digital nicht umsetzen lässt: Persönliche Beratung, Aufmerksamkeit und direkten Kontakt.

Wichtig: Self-Service muss zum Konzept passen
Self-Service ist nicht automatisch für jeden Betrieb gleich gut geeignet. Wenn Dein Restaurant einen gehobenen Beratungs- und Serviceanspruch hat, wie oft bei Sterne-Restaurants der Fall, dann kann Self-Service auch fehl am Platz wirken und sich negativ auf das Gästeerlebnis auswirken.

Wenn Du wissen möchtest, welche Gründe für digitale Bestellsysteme wie Self-Ordering & Co. sprechen, dann schau Dir unseren Blogbeitrag "15 Gründe für ein digitales Bestellsystem in Deinem Restaurant" an.

4: Stelle eine klare Stationsverteilung mit Übergabe-Routinen sicher

Damit Du auch mit einem kleinen Team effizient arbeiten kannst, braucht es feste Zuständigkeiten & Stationen. Das reduziert den Abstimmungsbedarf im laufenden Betrieb, weil jede Position genau weiß, wofür sie verantwortlich ist. Wenn Du zusätzlich noch klare Übergabe-Routinen zwischen den Schichten etablierst, reduzierst Du Rückfragen im Arbeitsablauf. Das Ergebnis: Ein ruhigerer, planbarerer Ablauf, auch bei knapper Besetzung.

5: Digitalisiere Bonwege mit Küchenmonitoring

Wenn Bons unstrukturiert in der Küche ankommen und Dein Team erstmal koordinieren muss, nimmt das viel wertvolle Zeit in Anspruch. Stattdessen kannst Du Bons digital strukturieren: Mit Küchenmonitoring. Monitore automatisieren die Bestellkoordination und sorgen dafür, dass alles strukturiert abgebildet wird anstatt als Zettelstapel oder auf Zuruf. So kann Dein Team direkt mit der Produktion starten und profitiert von einer ruhigeren Arbeitsatmosphäre, nachvollziehbaren Abläufen und klaren Verantwortungen.

6: Fokussiere Dein Menü auf eine kleine Auswahl

Dieser Ansatz wird oft negativ diskutiert, macht aber einen großen Unterschied. Wenn Du Deine Karte anhand der Bestellhistorie reduzierst, gewinnst Du automatisch an Luft in der Küche: Weniger Zutaten bedeuten weniger Zubereitungsschritte und damit einfachere Abläufe. So kann neues Personal wiederum schneller eingearbeitet werden und Dein Team arbeitet effizienter. Fokussiere Dich dabei auf wenig nachgefragte oder margenschwache Gerichte.

7: Spare Zeit in Backoffice und Verwaltung

Verwaltung und Koordination von Personal nehmen neben dem Tagesgeschäft oft viel Zeit in Anspruch: Schichtpläne erstellen, Ausfälle koordinieren, Arbeitsstunden manuell erfassen, Überstunden nachrechnen, Dienstpläne für die Lohnabrechnung aufbereiten. Bei knapper Besetzung übernehmen das oft Personen, die ohnehin schon im Tagesgeschäft eingebunden sind. Eine digitale Personalplanung erstellt Schichtpläne auf Basis von Auslastung, erfasst Arbeitszeiten automatisch, gleicht sie mit den geplanten Schichten ab und bereitet die Daten so auf, dass sie sich direkt für die Lohnabrechnung nutzen lassen, statt mühsam von Hand zusammengetragen zu werden. Bei knapper Personaldecke ist das entscheidend: Jede Arbeitsstunde landet dort, wo sie den größten Effekt hat. Alle Daten liegen an einem Ort, was Fehlerquellen reduziert und zusätzlich Zeit spart.

Welche Personalplanungs-Tools gibt es für die Gastronomie?

Wir haben Dir hier die etabliertesten Personalplanungslösungen speziell für die Gastronomie rausgesucht:

• Gastromatic bildet Dienstplanung, Zeiterfassung und Lohnvorbereitung, mit Fokus auf zentrale Verwaltung über mehrere Standorte hinweg ab
• e2n ist besonders stark in der Anbindung an Kassensysteme, sodass Umsätze in Echtzeit mit dem Personaleinsatz abgeglichen werden können 
• Ordio kombiniert Schichtplanung und Zeiterfassung in einer Lösung und ist besonders auf Schichtbetriebe ausgerichtet
• Gastronovi bietet über Schnittstellen eine datengestützte Personalplanung, die den Personaleinsatz in Verbindung mit Kassendaten optimiert

Welche Funktionen sind bei digitaler Personalplanung wichtig?

Damit Du auch von voller Entlastung profitierst, haben wir Dir einmal die wichtigsten Funktionen aufgelistet, auf die Du bei der Wahl Deines Personaplanungs-Tools achten solltest:

• Kassensystem-Anbindung, damit sich Personaleinsatz an tatsächlichen Umsatz- bzw. Gästezahlen ausrichten lässt
• ArbZG-Konformität, insbesondere die automatische Prüfung von Ruhezeiten
• Mobile App Version, damit das Team Schichten unabhängig einsehen und selbst tauschen kann
• Lohnabrechnungs-Schnittstelle (z. B. zu DATEV), um Verwaltungsaufwand zu reduzieren

Du suchst eine Lösung für digitale Personalplanung? Wir unterstützen Dich gerne! Unser Sales-Team schaut sich mit Dir Deine Anforderungen an und berät Dich unverbindlich in einem kostenfreien Erstgespräch: Jetzt Termin vereinbaren!

8: Fördere langfristige Personalbindung

Über die vergangenen Jahre hat ein Großteil des Fachpersonals die Branche verlassen. Für Betriebe bedeutet das: Wer sich zunehmend auf Neueinstellungen verlässt, wird es zunehmend schwer haben. Das macht einen Faktor extrem wichtig: Personalbindung. Gastronomen müssen langfristig Veränderungen bewegen, die sicherstellen, dass die bestehenden Mitarbeiter gerne Teil des Betriebs bleiben. Damit werden Maßnahmen, die vorhandene Ressourcen intelligenter einsetzen, Abläufe entlasten und ein Arbeitsumfeld schaffen, das Mitarbeitende hält, wichtiger Bestandteil vom gastronomischen Alltag.

Kostenfreier Praxis-Guide "Personalkosten senken"

Du möchtest Deine Personalkosten senken, ohne einen Qualitätsverlust zu riskieren? Wir haben Dir hierfür die wichtigsten Tipps in einem kompakten Praxis-Guide zusammengefasst: Jetzt kostenfrei downloaden: Personalkosten ohne Qualitätsverlust senken.

Abschließend ist es wichtig zu sagen, dass digitale Lösungen kein Ersatz für persönliche Arbeit in der Gastronomie sein können, sondern lediglich als Unterstützung dienen, um Abläufe zu optimieren und die Arbeitsatmosphäre so zu verbessern, dass Service, Küche & Co. nach wie vor gerne in der Gastronomie arbeiten.
 
* vgl. DEHOGA Berlin (Juni 2026): Arbeitsmarkt im Gastgewerbe